Kansallinen tulorekisteri tuo muutoksia palkkahallintoon

Piia Similä / 07.9.2017
Piia Similä

procountor_softa.jpg

Kansallinen tulorekisteri mullistaa palkkahallinnon kenttää isolla kädellä. Reilun vuoden kuluttua käyttöön tulevalle rekisterille kannattaa jo nyt uhrata ajatus – ellei toinenkin.

Muun muassa tulorekisterin sanastotyötä sekä palkkakoodistoa työstävissä ryhmissä ja tulorekisterin seurantaryhmässä mukana oleva tilitoimisto Finansian Riikka Lehtinen avasi webinaarissamme tulorekisterin tilannetta ja vaikutuksia palkkahallinnon ammattilaisten työhön.

Tulorekisterin käyttöönotto tapahtuu 1.1.2019 ilman siirtymäaikaa, mikä tarkoittaa, että kaikki vuoden 2019 alusta maksetut palkat ilmoitetaan tulorekisteriin maksupäivän mukaan. Tämä koskee myös takautuvia korjauksia. Ilmoitus on tehtävä viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Jos tietoja on tarpeen korjata, tehdään normaaliin tapaan uusi palkka-ajo ja samalla uusi ilmoitus.

Vuonna 2019 ei vuosi-ilmoituksia tarvitse enää tehdä verottajalle, eläkevakuutusyhtiöihin eikä työttömyysvakuutusrahastolle. He saavat tiedot suoraan rekisteristä. Sen sijaan tapaturmavakuutusilmoitus täytyy tehdä erikseen vielä vuonna 2019, jonka jälkeen senkin tekeminen jää historiaan.

Uudistuksen tausta

Tämän hetkinen palkkahallinnon ilmoitusviidakko on monisyinen. Palkkahallinnosta tietoa joudutaan lähettämään moniin eri paikkoihin ja tiedon saaneet viranomaiset puolestaan toimittavat sitä vielä eteenpäin toisille viranomaisille, jotka tietoa tarvitsevat. Erityisen työlääksi tämän tekee se, etteivät eri viranomaisten järjestelmät kommunikoi keskenään, vaan ainoa tapa tiedon välittämiseen on sen skannaaminen.

Tulorekisterin johtava ajatus onkin säilöä tieto yhteen paikkaan, josta kaikki sitä tarvitsevat tahot sen saavat. Käyttöön tulleessaan rekisteri on tietojen tallentamisen ja saamisen paikka, mutta tulevaisuuden tavoitteena rekisterissä on kaksisuuntaisuus. Näin ollen sieltä tulisi tietoa myös palkkahallinnon suuntaan.

Kuinka käytännössä?

Tulorekisteriin tallennetaan palkkoja laskettaessa nykyistä tarkempaa tietoa. Esimerkiksi poissaolojen syyt ja tieto, ovatko ne olleet palkattomia, täytyy tallentaa. Myöskään palkkojen laskeminen ilman henkilötunnusta ei enää onnistu. Paperi-ilmoittaminen ei ole jatkossa mahdollista, mutta sähköisen ohjelman hankkiminen ei ole kuitenkaan pakollista. Jos et käytä palkanlaskentaan mitään sähköistä ohjelmaa esimerkiksi, koska lasket muutaman palkan silloin tällöin, pääset tekemään ilmoituksen verottajan sivuilla syöttämällä sinne tarvittavat tiedot.

Vaikka yhteen paikkaan tallennetaan rekisterin voimaan tultua suuri määrä tarkkaa tietoa, ei tietoon pääse jatkossakaan käsiksi kuka tahansa. Tulorekisteristä tietoja saavat edelleen ne tahot, jotka tietoja nykyisinkin saavat, samalla tarkkuudella kuin ennenkin.

Miten rekisteri vaikuttaa palkanlaskijan työhön?

Riikka Lehtinen huomautti, että uusi systeemi vaatii yhä enemmän tarkkuutta palkanlaskentaan, koska rekisteriin tallennetut tiedot vaikuttavat suoraan esimerkiksi etuuksiin. Tietojen tulee olla oikein. Palkkahallinnon henkilökunta on koulutettava ennen voimaantuloa, ja kohdistukset tulee olla tehtyinä. Niiden tekemiseen tarvitaan palkkahallinnon ammattilaisen osaamista, harjoittelijan työtä kohdistaminen ei ole. Tämä, koska kohdistamisessa tulee ymmärtää, mitä palkkalajit sisältävät. Aikaa työhön kannattaa siis varata.

Yksi tulorekisterin merkittävä osa on sanasto. Siihen on syytä tutustua huolellisesti, ja miettiä sen perusteella, mihin mikäkin palkkalaji sijoittuu palkkakoodistolla.

Jäikö webinaari näkemättä?

Riikka Lehtinen listasi webinaarissa konkreettisia vinkkejä, kuinka tulorekisteriin käyttöönottoon kannattaa valmistautua jo nyt. Niihin ja koko webinaarin antiin pääset käsiksi lataamalla maksuttoman webinaaritallenteen alta.

Lataa tallenne

 

palkkahallinto, tulorekisteri, kansallinen tulorekisteri