Puolentoista työpäivän säästö viikossa

Piia Similä / 08.8.2017
Piia Similä

Mita-sahkoinen-taloushallinto-maksaa.jpg

Suuri määrä asennus- ja tavaralaskuja, muistutuslaskuja ja matkalaskuja, kaikkien muiden laskujen lisäksi. Kymmeniä joka kuukausi. Tätä laskupinoa Keittiömaan Eija Kanniainen-Ikonen hallitsee – nyt nopeasti ja sujuvasti sähköisen taloushallinnon ohjelmiston Procountorin avulla.

Eijalla Procountor on ollut käytössä reilun vuoden päivät.

Ajansäästö sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä on ollut valtaisa. Keittiömaasta lähtee viikoittain 20–30 laskua, joista keskimäärin yksi menee enää perinteisenä printtipostina, kaikki muu hoituu sähköisesti. Postissa ei tarvitse enää käydä kuin poikkeustapauksissa. Samoin maksumuistutusten lähetys onnistuu suoraan ohjelmasta. Eija onkin laskenut, että viikoittain hän säästää puolentoista työpäivän verran aikaa laskutuksen siirryttyä sähköiseksi.

–Voi olla, että Posti menee pian konkurssiin takiamme, vitsailee Eija. Niin paljon siellä asioinnin määrä on vähentynyt.

Täyden remontin talo

Eija Kanniainen-Ikonen on Keittiömaa Oy:n toimitusjohtaja. Yritys on toiminut jo parikymmentä vuotta ja tuo maahan Saksasta Noblessa-keittiöitä sekä tekee täydellisiä huoneistoremontteja. Remonttiavun lisäksi tarjoomasta löytyvät sisustus- ja valaistussuunnittelupalvelut. Keittiömaalla on kaksi myymälää, toinen Helsingissä, toinen Espoossa.

Reilu vuosi sitten Keittiömaa vaihtoi tilitoimistoa, jonka myötä Procountor tuli tutuksi. Käyttöönotto sujui hyvin paitsi tilitoimiston antaman tehokkaan koulutuksen ansiosta, myös Eijan oman, oppimishaluisen asenteen vuoksi. Eija opiskeli ohjelmiston käytön järjestelmällisesti ohjekirjan avulla parissa viikossa. Pienissä kysymyksissä, joita eteen edelleen silloin tällöin tulee, hän on saanut näppärästi vastauksen Procountorin asiakaspalveluchatin kautta – isommat ongelmat ovat lähteneet selviämään puhelinsoitolla asiakaspalveluun. 

Nopea ja ystävällinen asiakaspalvelu saa Eijalta kiitosta.

–Chat-palvelu on loistava. Saan sieltä nopeasti vastaukset pieniin käyttöön liittyviin kysymyksiin ja pääsen työssäni eteenpäin. Isomman mittaluokan pulmissa soitan asiakaspalveluun, jossa asiat selvitetään aina huolellisesti ja asiantuntevasti. Avun saa aina.

Ainoa asia, mitä Eija välillä tulee harmitelleeksi, on se, miksei hän hypännyt sähköisen taloushallinnon maailmaan jo aikaisemin. Niin paljon työaikaa ja vaivaa sen avulla säästyy.

Kuitit ohjelmaan suoraan tien päältä

Procountor Kuitit on yrityksessä ahkerassa käytössä. Kenttätyötä tekevät asentajat ja muut ammattilaiset voivat esimerkiksi remonttitarvikkeita ostaessaan tai autoa tankatessaan kuvata kuitit suoraan puhelimella Procountoriin.

Myös ajan ja paikan merkitys talousasioiden hoitamisessa on historiaa. Eija kiittelee Procountoria siitä, että sen avulla hän pysyy vaikkapa ulkomaan messumatkoilla jatkuvasti ajan tasalla talousasioista. 

 Eija hoitaa itse suurimman osan yrityksen taloudenpidosta. Ostot ja maksut, samoin palkanlaskenta onnistuvat, ja dimensiot ovat Eijalla ahkerassa hyötykäytössä. Tilitoimiston rooli on viranomaisille päin tapahtuma liikenne, kuten alv-laskelmat.

–Ihanaa, että mapittaminen on mennyttä aikaa. Laskujen mappiin laittaminen ja oikean paperin löytäminen oikeasta mapista vei ennen aivan hirvittävästi aikaa.

Totta kai ohjelman tehokas käyttäminen vaatii aikaa ja rauhaa. Kun sen opiskelee kunnolla, saa siitä hyödynkin irti. Palkanlaskennan Eija mainitsee esimerkkinä tästä. Palkanlaskentaa ei ole vaikea tehdä, kunhan sen osaa. Opettelemiseen hän suosittelee ajanottamista, omassa tahdissa mutta tehokkaasti.

–Ainoa este Procountorin käytössä on usein käyttäjä itse. Esimerkiksi minä vitkuttelin käyttöönottoa pitkään, mutta onneksi tilitoimisto patisti käyttöönotossa. Konkreettisen kiitoksen oman toiminnan helpottumisen lisäksi saimme esimerkiksi verotarkastuksen yhteydessä. Verottaja kehui, kuinka helppo tarkastus on Procountorissa tehdä, kun kaikki tarvittava löytyy helposti ja on loogisesti järjestetty.

Hakutoiminnot helpottavat käyttöä erittäin paljon. Tarvittavat laskut saa haettua nopeasti. Vielä kun haku toimisi lyhyellä, muutaman kirjaimen vihjeellä, ei oman muistin varassa tarvitsisi juuri olla lainkaan.

–Yksi mukava Procountorin tuoma lisä työarkeen on, että joka päivä oppii uutta. Asioita voi tehdä monella tavalla, ja välillä saattaa löytää ihan vahingossakin uuden, tehokkaamman tavan tehdä asia, iloitsee Eija.

Eija Kanniainen-Ikosen top 3 Procountorin hyödyt

  1. Ajansäästö: työ nopeutuu merkittävästi
  2. Mahdollistaa elämisen hetkessä: mitään ei tarvitse jättää hoitamatta sen takia, ettei satu olemaan toimistolla työpöydän ääressä. Tarvittavat tiedot saa tarkastettua heti.
  3. Tuloslaskelman ja taseen pääsee näkemään jatkuvasti, budjetin seuraaminen on helppoa.

Miksi sähköinen taloushallinto?

Miksi yrityksen kannattaa valita sähköinen taloushallinto? Mitä se maksaa? Tutustu maksuttomaan oppaaseemme.

Lataa opas

sähköinen taloushallinto