Työntekijäviestinnän asialla – Globaali kasvuyritys tarvitsee ajantasaista taloustietoa

Piia Similä / 30.8.2017
Piia Similä

JohannaRauhala-blogi.jpg

Työntekijöiden sitouttaminen on tämän päivän työelämän uusi musta. Tällä työntekijälähettilyyden asialla on työntekijäviestinnän sovellusta tarjoava Smarp. Sovelluksen avulla yritys saa jaettua kaikki haluamansa uutiset ja sisällöt työntekijöilleen. Samalla sovellus kannustaa työntekijöitä jakamaan sisältöjä verkostoilleen. Tiivistetysti sanottuna Smarp on sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän työkalu.

Smarp on kansainvälinen kasvuyritys, jolla on toimistot Helsingissä, Lontoossa ja Tukholmassa. Asiakkaita on ympäri maailmaa. Taloudenhoitoon itsekin sähköistä palvelua tarjoava yritys on käyttänyt kolmisen vuotta Suomessa ja Ruotsissa Procountoria.

Millainen työkalu Procountor on?

– Procountor on varsin helppokäyttöinen ja omassa työssään tarvittavat toiminnot oppii nopeasti. Vastaan meillä uusien työntekijöiden Procountor-käyttökoulutuksesta, joka on varsin vaivatonta. Ohjelman käytön oppimiseen ei kulu paljoakaan aikaa, kertoo Smarpin Operations Manager Johanna Rauhala.

Taloudenhoidossa Smarpilla on tukenaan tilitoimiston apu. Tilitoimisto hoitaa muun muassa palkanlaskennan sekä eläke- ja muut viranomaismaksut ja -ilmoitukset, yritys itse taas hallinnoi muun muassa laskupuolta.

– Yhteistyö tilitoimiston kanssa sujuu hyvin ja työnjako on selkeä, Johanna kertoo.

Hän mainitsee matkalaskut hyvänä esimerkkinä Procountorin konkreettisista hyödyistä arkipäivässä. Matkalaskun luominen on helppoa ja tarkastus- ja hyväksymiskierto tehokasta.

Kasvun myötä sähköiseen taloushallintoon

Ennen Procountoriin siirtymistä Smarpin talousasioista huolehti perinteisellä kirjanpidon mallilla tilitoimisto. Mikä sai yrityksen siirtymään sähköiseen?

– Kasvamme nopeasti, ja meille tulee uusia työntekijöitä koko ajan. Kokonaisuuden hallitseminen globaalisti olisi täysi fiasko ilman toimivaa sähköistä ohjelmistoa. Sähköinen taloushallinto säästää arvokasta aikaa. Sen avulla moni asia voidaan automatisoida ja meille arvokkaat työntekijöiden työtunnit saadaan käytettyä ydinbisnekseen. Sähköinen työkalu on rutiineissa ihmistyötä halvempi, ja sen ansiosta työntekijät voivat keskittää osaamisensa tuottavaan työhön.

Smarp on kasvuyritys, jossa päätösten tueksi tarvitaan ajantasainen taloustieto. Kuinka Procountor tukee yritystä kasvussa?

– Kasvun mukana myös hallinnollisten tehtävien määrä nousee, ja on tärkeää, että ne saa hoidettua yhdessä järjestelmässä. Koska tilitoimisto pääsee näkemään samat asiat kuin me itse, on yhteistyö tehokasta. Yhteiskäyttöisen ohjelman ansiosta saamme myös tilitoimistolta paljon tehokkaammin apua kysymyksiimme kuin perinteisellä mallilla talousasioita hoidettaessa saisimme, Johanna kertoo.

– Meille on tärkeää, että reaaliaikainen taloushallinnon data on koko ajan saatavillamme. Esimerkiksi taseen ja tuloslaskelman otamme tarkasteluun vähintään kerran kuussa. Samoin voimme seurata kuluja jatkuvasti ja näemme pankkitilien tilanteen koko ajan ajantasaisena. Kun samalta näkymältä voi yhdellä silmäyksellä nähdä, mitkä laskut ovat menossa maksuun, mitkä käsittelemättä ja niin edelleen, pysyy kokonaistilanne aina hallinnassa.

Johanna Rauhalan top 3 ominaisuutta Procountorissa:

  1. Sähköinen pilvessä toimiva ohjelmisto, jota voi käyttää missä ja milloin vain
  2. Mahdollistaa usean työntekijän yhteiskäytön, ja myös tilitoimiston ja yrityksen yhteiskäyttö tuo omaan toimintaan tehokkuutta
  3. Procountorista näkee kaiken, mitä oman yrityksen taloushallinnossa tapahtuu.

Mikä on paras taloushallinnon ratkaisu teidän yrityksellenne?

Mihin asioihin yrityksen kannattaa kiinnittää huomio, kun valittavana on sähköisen taloushallinnon ratkaisu? Ajatuksia maksuttomasta oppaastamme.

Lataa opas

Pilvipalvelu, sähköinen taloushallinto, yritys